Como fazer a implantação de Helpdesk

Pode se pensar que é suficiente fazer investimentos para a implantação de Help Desk, porém, sem análises prévias e um bom treinamento, o seu investimento não alcançará o patamar que pretende.

Não basta decidir que quer aprimorar o seu serviço de suporte antes de colocar em prática algumas mudanças.

Neste artigo fornecerei alguma dicas de como fazer a implantação de Help Desk com excelência, para atingir os melhores resultados possíveis.

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Escolha o Software

A primeira coisa que você deve fazer é decidir o software que usará.

O software precisará oferecer os recursos que são primordiais para o seu negócio, dependendo do segmento seus objetivos são traçados diante das opções que o seu serviço oferece.

Aplique a sua cultura no seu atendimento

É preciso treinar seus colaboradores para que saibam mexer na plataforma e saibam onde encontrar as respostas que procuram.

Com esse conhecimento, os operadores conseguirão fornecer uma boa experiência ao seu cliente.

Mas mais importante que isso é introduzir a cultura da sua empresa no seu time. Assim seu time saberá quais são os valores mais importantes para a sua empresa e como você pretende que seja o atendimento.

Faça um análise interna

Faça uma análise interna para identificar questões e problemas pontuais, mapeie as maiores necessidades a serem sanadas e procure onde são os maiores gargalos de sua operação.

As empresas que forem bem sucedidas na estratégia de implantação do help desk conseguem aumentar a satisfação dos clientes mais eficientemente e rapidamente.

Crie respostas padronizadas mas personalizáveis

Como na maioria dos serviços de suporte, você receberá um grande número de chamados iguais. O que isso significa?

Significa que você pode otimizar esse tempo desenvolvendo respostas padrão, porém elas precisam ser personalizáveis.

A personalização é fundamental para que seu atendimento comece a se tornar um relacionamento. Seu cliente se sentirá especial pelo fato de sua empresa saber informações que para ele são importantes.

O maior ativo de uma organização de serviços é o conhecimento de seu pessoal.

Por isso montar uma base de conhecimento também é uma ótima opção.

Na base você pode encontrar respostas para a maioria da perguntas comuns. Assim seus operadores resolvem mais rapidamente os problemas e seus clientes podem se auto consultar, anulando a necessidade do intermédio de um operador.

Faça classificação dos chamados

É importante ter um sistema onde a equipe de suporte consiga classificar os chamados a serem tratados com prioridade, quais são os novos, os que são de reincidência e os que precisam ser transferidos para outras áreas.

Assim sua operação irá saber quais devem ser respondidos prontamente, quais clientes devem ser tratados com maior cautela e etc.

Tenha métricas bem definidas

As métricas são muito importantes para saber como o seu time se comporta, qual é o comportamento do seu cliente e como está sendo o seu atendimento.

Analisando as métricas você consegue aprimorar determinadas partes do seu suporte, conseguindo assim fornecer cada vez mais uma melhor experiência ao seu cliente.

E se quiser saber mais sobre como melhorar as métricas do seu atendimento, dá uma olhadinha nesse link aqui 😉

Tenha relatórios adaptáveis

O seu sistema de Helpdesk precisa ter relatórios ajustáveis de acordo com as suas necessidades.

Assim consegue-se mensurar o tempo gasto, quantos chamados foram recebidos, quais problemas sempre acontecem, se as suas métricas condizem com a sua operação, como o seu time se comporta e mais muitas coisas que para a sua operação é essencial.

O que não é medido, não pode ser gerido.

Implantação de Help Desk: seja-bem vindo a nova era

Estamos passando por mudanças significativas no mundo dos negócios, hoje o consumidor tem uma opinião muito importante, sendo um fator decisor para outras pessoas utilizarem seus serviços.

Muitas empresas se dizem preocupadas em acompanhar o ritmo de mudanças e é nessa etapa que encontram os maiores desafios.

Entregar uma experiência positiva para o seu consumidor, com alta qualidade e custos otimizados, é um objetivo em comum em todas empresas, mas nem todas se dedicam tanto a essa missão.

Faça a diferença. Ao fazer a implantação de Help Desk, seja bem vindo a uma nova era.

Lembre-se, a mudança vem de dentro.

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