Como diminuir o tempo de atendimento no call center

Uma das principais questões com quem trabalha com call center e também telemarketing é conseguir tornar o atendimento mais eficiente, ou seja, mais rápido. A queixa maior por parte de todos os clientes é esse. O que gera um desgaste muito intenso nessas empresas.

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É possível ver diariamente via redes sociais ou até mesmo vídeos com piadas, o quanto o tempo de atendimento em call center é importante para os clientes. É só ver o sucesso da personagem Judith, do humorístico Porta dos Fundos, para saber que as pessoas se sentem lesadas e prejudicadas de uma forma generalizada com esse tipo de atendimento fraco e lento.

Por isso, separamos algumas dicas essenciais para que o seu call center seja cada vez mais eficiente na hora de tratar com os clientes. É preciso estar atento, pois muitos problemas vão ocorrer no meio do caminho. Mas desistir é uma palavra que não existe no vocabulário dos bem sucedidos.

Dicas para agilizar o atendimento no call center

A primeira e importante dica que temos para que não se perca tempo mais no atendimento via call center é a valorização profissional da sua equipe. Um funcionário só trabalha com a eficiência necessária se ele se sentir bem dentro daquele cargo e daquela empresa.

E isso vai muito além de aumento de salários, prêmios e comissões por meta atingida. É preciso elogiar o seu profissional, mostrar que ele está no caminho certo, o promover de cargo, ouvir as sugestões, ser carinhoso e prestar atenção no que ele quer mostrar para você. Um líder de verdade é aquele que sabe tratar bem a sua equipe e isso é um ponto inicial para conseguir o atendimento de excelência no call center.

Se você tem uma equipe valorizada, que gosta do que faz e acredita na empresa e o problema ainda persiste é hora de passar para a fase dois. O treinamento. Crie um padrão de atendimento com os seus profissionais. Depois desse padrão criado é hora de treinar os funcionários para fazer tudo de forma correta.

Esses treinamentos devem ocorrer sempre. Não pode ter um só e depois acabou. Até porque a equipe muda, os profissionais relaxam e outras diversas variáveis podem ocorrer. Quanto melhor treinados forem os funcionários, mais ágil vai ser o seu atendimento.

Se nada disso der certo, o problema está no padrão criado de atendimento da sua empresa. Tem muitas opções, os ramais estão exageradamente divididos, o caminho para chegar até a solução dos problemas não é ágil, inteligível ou claro. Então, é preciso mudar. Mexa na estratégia das técnicas de atendimento e faça algo diferente. O seu cliente deve ser atendido pela pessoa certa em poucos minutos, menos de cinco. E o problema dele resolvido no menor tempo possível.

Não enrola o seu consumidor, resolva o problema que ele quer sem tentar inventar outras situações que ele não pediu. Quanto mais objetivo e rápido for o atendimento da sua empresa, mais credibilidade você vai ter com a sua clientela. Assim, vai ser muito mais fácil aumentar e agradar os clientes, do que perdê-los.

As vantagens do atendimento rápido via call center

Alguns profissionais da área têm essa ilusão que quanto mais prender o cliente é melhor para eles. Ainda mais os que organizam o trabalho de empresas de telefonia, internet e coisas do tipo. Esse é um erro primário, praticamente infantil. Quanto mais raiva o consumidor tiver da sua empresa, mais longe dela ele vai ficar.

Por isso, é extremamente necessário que você faça o atendimento da forma correta, mesmo se for para cancelar a conta neste primeiro momento. Aja de maneira rápida, eficaz, agradeça o cliente por ele ter feito parte da história da empresa e peça desculpa pelos incômodos que fizeram ele largar a conta que havia contratado. Pronto. É só isso. Com certeza ao perceber essa sua atitude clara, de bom senso e pragmática, o cliente vai repensar sobre a sua empresa e pode até reativar o contrato.

Pense bem antes de escolher a estratégia errada para a sua empresa. Muitos pecam nesse sentido. Não é a toa que cada vez mais as empresas de telecomunicação se enfiam em processos e mais processos que estão levando algumas até à falência. O atendimento via call center é a alma do negócio, faça correto antes que seja tarde demais.