8 dicas para otimizar o seu Helpdesk

Atender é muito mais que fornecer opções de contato para o seu cliente. Muito se diz sobre atender e pouco se fala sobre como atender, é necessário ter um serviço de Helpdesk mas mais necessário que isso é saber como utiliza-lo e é ai que entra um quesito fundamental: otimizar o seu Helpdesk.

Neste artigo fornecerei 8 dicas para otimizar o seu Helpdesk afim de que ele traga muito mais que um bom atendimento.

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1. Minimize o atrito com o seus clientes

Quanto mais para perto você trouxer o seu cliente, melhor.

Minimizar o atrito com seus clientes é evitar qualquer tipo de afastamento, seja por ele não se sentir importante ou por possuir empecilhos em sua trajetória.

Respostas padronizados são importantes pois poupam tempo, porém ao personalizar tais respostas uma boa impressão para o seu cliente é deixada.

Você fica mais confortável em lugares onde você é reconhecido, não é mesmo?

Uma outra boa dica é simplificar os seus formulários. Com perguntas mais assertivas você obtêm o que realmente servirá para resolver os problemas de seus clientes. Tornando o caminho dos operadores e dos clientes mais fácil.

2. Minimize o atrito com a sua equipe de suporte

Organize o seu Helpdesk afim de reduzir o máximo de tempo e energia.

Fornecer conhecimento para os seus operadores é fundamental para otimizar o tempo. Sendo este em forma de treinamentos ou montando uma base de conhecimento.

Cada clique a mais que sua equipe precisar dar é um cliente que pode não ser atendido prontamente.

Outra forma de minimizar o atrito é aprimorando a comunicação interna. Certifique-se de que seu time ou até mesmo a empresa toda esteja alinhada com novas informações, atualizações e demais coisas.

3. Atualize seu Helpdesk

Atualize pontualmente suas respostas padrão, seu pré-atendimento, filtros e mais outras opções que possam ser mutáveis de acordo com o tempo.

Atualizar todas as informações reduz a chance de enviar respostas de forma errada, economizando tempo e esforço, afinal apenas informações corretas estarão disponíveis para envio.

4. Não perca tempo em atendimentos repetitivos

Qualquer atividade que sua equipe de suporte esteja fazendo mais de uma vez, possivelmente é algo que você possa melhorar.

Se algo está chegando mais de uma vez e de diferentes meios, é um bom motivo para se pensar o que está acontecendo de errado ou como fazer para não reincidir mais.

Automatizar partes do atendimento pode lhe fazer otimizar o seu tempo.

Bots, respostas padrões, formas de autoatendimento e bases de conhecimento podem lhe render bons resultados.

5. Estabeleça indicadores de desempenho

É a forma de ver se você está realizando seus objetivos ou não, você precisa medir claramente para concluir se está atingindo o patamar que você pretende.

Relatórios e Dashboards lhe ajudarão a visualizar como andam seus atendimentos.

6. Faça pesquisas de satisfação

As pesquisas de satisfação lhe fornecem informações importantes sobre o seu atendimento.

É fundamental para a sua empresas gerar a sua própria pesquisa para manter o desempenho do seu helpdesk em um alto nível.

Não esqueça que sempre se pode melhorar, use os feedbacks para aprimorar mais ainda a sua central.

Já conhece o NPS? Caso não conheça, clique aqui.

7. Empodere os seus operadores para tomarem as decisões

Quanto mais empoderar os seus operadores mais facilmente eles vão conseguir resolver os problemas dos clientes.

De liberdade financeira, operacional e estratégica para o seu colaborador.

Os operadores se sentirão mais confortáveis para tomar decisões baseados em seus insights, pela empatia, pelo conhecimento que o mesmo tem sobre os sistemas e os valores de sua empresa.

Lembre-se que existe uma grande diferença em dar liberdade e largar o seu colaborador. Continue analisando por perto, porém dê autonomia para ele. Parece fácil falar e difícil fazer porém não coloque barreiras antes de tentar ultrapassa-las, caso se interesse pelo assunto, separei aqui um conteúdo rico em informações sobre empoderamento para você se inteirar ainda mais sobre o assunto.

8. Utilize um software Omnichannel

Um software Omnichannel, engloba tanto os meios de comunicação tradicionais, quanto as novas forma de contato entre empresa e cliente.

Seja um atendimento por telefone, fax, SMS, chat, e-mail, mídias sociais, todos os meios estarão integrados.

Um atendimento Omnichannel possibilita que a sua empresa atenda todos os perfis de clientes, facilita a atualização de informações, possibilita ao seu cliente um atendimento a qualquer hora e qualquer dia e mais muitos benefícios que um serviço Omnichannel pode lhe oferecer.

Otimizar o seu Helpdesk é fundamental

Otimizar o seu Helpdesk é fundamental para que você consiga além de satisfazer seu cliente, promover o seu serviço sem maiores gastos.

Enxergue o seu cliente como seu melhor meio de divulgação.

Um bom atendimento, principalmente em um momento de dúvida ou reclamação, será um diferencial importante no bom relacionamento da sua empresa com os consumidores e um cliente satisfeito significa indicação de novos clientes.

Um grande atendimento fornece uma grande experiência ao seu cliente, o que fará aumentar o valor da sua marca como também a fidelidade de seus clientes.

Em uma citação, Paulo Freire diz; “É fundamental diminuir a distância entre o que se diz e o que se faz, de tal forma que, num dado momento, a tua fala seja a tua prática.”

E eu lhe digo; deixe o seu atendimento dizer o quão valioso o seu cliente é para você.