Como calcular e dimensionar uma equipe de atendimento ao cliente

Calcular o dimensionamento de uma equipe é uma tarefa extremamente necessária para o sucesso de um negócio. Mas, ela pode muitas vezes passar despercebida. Neste artigo você vai conhecer:

• O que é o dimensionamento de uma equipe;
• Os benefícios de investir no dimensionamento;
• Como calcular o tamanho da sua equipe.

O que é dimensionamento de equipe?

Você já esteve em alguma loja que, por exemplo, no setor de atendimento havia muitos funcionários para te atender, enquanto nos caixas as filas estavam enormes? Para que isso não aconteça é que precisamos dimensionar as equipes. 

Pode-se dizer que o dimensionamento de equipe significa entender quais são as necessidades de trabalho na sua equipe. Quando você dimensiona um time, é possível localizar quais áreas precisam de mais ou menos pessoas. Assim o trabalho é feito com mais eficiência.

Dimensionamento de equipe: porque investir?

Realizar um processo de dimensionamento influencia diretamente em vários pontos de trabalho. Isso porque, ele pode alterar o funcionamento geral da empresa. A visão de dimensionamento deve ser feita sim de maneira mais focada, buscando entender as necessidades de um time em específico. Entretanto, também deve ser macro e abordar toda empresa. 

Por isso, são diversos os benefícios de realizar um dimensionamento de time, conheça alguns:

Maior produtividade

Estamos sempre em busca da produtividade, seja na vida pessoal ou profissional. No mundo corporativo, existem diversas estratégias dos mais variados segmentos para alcançá-la. Todavia, você sabia que dimensionando melhor a sua equipe, você preenche um requisito para ter um time produtivo?

Isso acontece porque é importante selecionar uma quantidade exata de pessoas para executar uma tarefa. Existem as mais simples e mais complexas, por isso, conheça cada setor para dar a devida atenção. Ou seja, usar seus recursos com eficiência é uma maneira de se destacar diante de outras empresas. 

Rapidez na solução

Um time dimensionado é um time otimizado. Em outras palavras, para cada função terá um profissional 100% preparado para oferecer aquele serviço com a melhor qualidade possível.

Colaboradores em excesso, assim como em falta, podem travar processos. O que é melhor, ter um ótimo profissional que completa uma demanda em 3 minutos ou três que levam 1 hora cada? Por isso, dimensionar o seu time significa dar mais velocidade, objetividade e qualidade ao trabalho.  

Bem estar do colaborador

É comum dentro das empresas encontrar funcionários muito atarefados e outros a contar moscas. O dimensionamento pode te ajudar nisso. Você pode mapear os setores em que os funcionários ficam sobrecarregados para aumentar o time e deixar o colaborador mais confortável dentro da empresa. 

Veja mais: Uma boa experiência dos colaboradores constrói empresas melhores

É muito importante que os colaboradores sintam-se confortáveis trabalhando no seu negócio. E para que isso aconteça, a empresa precisa estar em busca do bem-estar do colaborador.

Agora que você já conhece alguns dos benefícios de dimensionar a sua equipe, conheça algumas estratégias para colocar em prática e calcular o tamanho ideal do seu time. 

Como calcular o dimensionamento de equipe

1. Conhecimento dos processos da empresa

Conhecer como funciona a sua equipe é o primeiro passo para o dimensionamento. Você precisa saber, com detalhes, como funcionam todos os processos dentro da sua empresa. Quanto tempo demora para que cada etapa seja concluída e quantos colaboradores você precisa. Busque eventualmente conversar com especialistas de cada área para ter uma noção mais próxima. Esse número precisa ser recalculado com frequência para que esteja fiel à realidade.

Depois disso, com um mapeamento em mãos, compreenda as reais necessidades do seu time. Com uma visão macro, você é capaz de encontrar onde estão as barreiras e trabalhar com atenção cada uma delas. 

2. Cultura do Feedback 

O feedback pode ser uma ótima ferramenta. Vamos pensar, quem melhor que os funcionários que estão dia a dia atuando para dar uma visão detalhada do funcionamento do setor? É claro que a visão do colaborador pode sofrer algumas influências, porém, ela é muito importante. 

Faça uma escuta ativa dos feedback dos funcionários, gerentes etc, todos que atuam ou têm contato com um setor. Através do feedback os próprios membros do time podem apontar dificuldades e facilidades, use todas essas opiniões com sabedoria para pensar no dimensionamento da sua equipe. 

3. Adaptação à sazonalidade 

É muito importante adaptar seu time às datas sazonais. Se sua empresa vende flores, muito provavelmente precisará aumentar a equipe para atender no dia das mães. Isso não é um problema, as datas sazonais mudam todo processo de trabalho, já que na maioria das vezes a demanda pode aumentar consideravelmente. 

Conheça esse calendário e, como você já sabe qual é a média da sua equipe (já que aprendeu aqui nesse artigo na dica 1), poderá adaptar a necessidade do momento colocando mais funcionários a partir desse número base. 

4. Tecnologia 

Neste momento, a tecnologia pode te ajudar de 2 formas diferentes:

1. Calculando através de ferramentas qual a estimativa de dimensionamento da sua equipe, e;
2. Automatizando os processo em busca de mais rapidez no trabalho. 

Aplicar a tecnologia no processo de otimização facilita o trabalho da gestão. Além disso, existirem ótimas ferramentas de otimização que deixam o trabalho mais objetivo e rápido.

São muitos benefícios envolvidos ao dimensionar uma equipe. Coloque essas dicas em prática e faça com que seu time, e por consequência sua empresa, seja mais produtiva atingindo ótimos resultados.